Zgłoszenie zewnętrzne

ZGŁOSZENIE ZEWNĘTRZNE
do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Gdańsku
zgodnie z Ustawą o ochronie sygnalistów

1. Jeśli masz wiedzę, że doszło do naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii w Gdańsku następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie odpowiedniej poufności przekazanych informacji, do wyznaczonego Inspektora ds. naruszeń:
   1)    w formie zgłoszeń elektronicznych na dedykowany do tego celu adres
   e-mail sprawadozgloszenia@gmail.com, lub poprzez formularz zgłoszenia nieprawidłowości    znajdujący    się    na    stronie
   https://www.gdansk.wiw.gov.pl/zgloszenie-nieprawidlowosci,
   które obsługiwane są wyłącznie przez Inspektora ds. Naruszeń WIW w Gdańsku;
   2)    w formie pisemnej przesłanej na adres Wojewódzkiego Inspektoratu (ul. Na Stoku 50, 80-958 Gdańsk) w podwójnej kopercie. Na kopercie wewnętrznej należy dopisać „ZGŁOSZENIE SYGNALISTY - NIE OTWIERAĆ”;
2. Jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego i nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, rozważ dokonanie zgłoszenia wewnętrznego.
3. W Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Gdańsku nie dopuszcza się zgłoszeń zewnętrznych dokonanych anonimowo. W przypadku takiego zgłoszenia Inspektor ds. naruszeń dokonuje jego zaewidencjonowania w stosownej dokumentacji, ale pozostawia się je bez rozpatrzenia, tzw. „bez biegu”.
4. Zaleca się, aby w przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia skorzystać z formularza Zgłoszenia naruszenia prawa, Załącznik Nr 1.
5. Jeśli jest to możliwe, złóż zgłoszenie zewnętrzne z wykorzystaniem powyższych kanałów komunikacji. Takie zgłoszenie zapewnia poufność oraz ochronę przed stosowaniem działań odwetowych.
6. Zgłoszenie Naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące dane i informacje:
   1)    datę oraz miejsce zaistnienia Naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o Naruszeniu, albo wskazanie czasookresu występowania naruszeń prawa lub opisanych nieprawidłowości;
   2)    opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia Naruszenia;
   3)    wskazanie podmiotu (osoby lub komórki organizacyjnej WIW), którego dotyczy Zgłoszenie Naruszenia;
   4)    wskazanie ewentualnych świadków Naruszenia;
   5)    wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia.
7. Jeśli chcesz skorzystać z ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:
   1)    jesteś osobą fizyczną;
   2)    zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów;
   3)    informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
8. Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
   >    o ochronie informacji niejawnych;
   >    tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych;
   >    tajemnicy postępowania karnego.
9. Sygnaliści podlegają ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
10. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie przez Inspektora ds. naruszeń z zachowaniem odpowiedniej poufności. Tryb postępowania jest następujący:
    >    potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe;
    >    wstępna analiza zgłoszenia;
    >    podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w WIW w Gdańsku, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako zgodne z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów;
    >    kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczności uzupełnienia przekazanych od niego informacji;
    >    informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.
11. WIW w Gdańsku rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.
12. WIW w Gdańsku przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymane w zgłoszeniu dane kontaktowe. Informacja zostanie przekazana przez Inspektora ds. naruszeń w terminie 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony WIW w Gdańsku pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym sygnalista zostanie wcześniej poinformowany.
13. WIW w Gdańsku dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
    >    tylko i wyłącznie upoważnieni pracownicy WIW w Gdańsku mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty;
    >    dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są animizowane oraz przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp ma wyłącznie Inspektor ds. naruszeń;
    >    możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie Inspektor ds. naruszeń, który jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
14. Dane osobowe sygnalistów WIW w Gdańsku przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej, która jest zamieszczona w załączniku.
15. Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Gdańsku po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.
    Takimi działaniami mogą być:
    >    postępowanie wyjaśniające prowadzone przez powołaną komisję ds. naruszeń;
    >    wniesienie oskarżenia lub wszczęcie postępowania dyscyplinarnego;
    >    działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania wyjaśniającego.
16. Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.
17. Sygnalista, który doświadczył działań odwetowych może zgłosić ten fakt do WIW w Gdańsku. W tym celu może wykorzystać formularz Zgłoszenie działań odwetowych zamieszczony poniżej w Załączniku nr 2.
18. Sygnalistom przysługuje również ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa - zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.
19. Sygnalisto pamiętaj, że dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (również dyscyplinarnej) za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy służbowej, z uwzględnieniem art. 5). Gdyby wszczęto postępowanie możesz wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
20. Jedynym warunkiem ochrony jest fakt, że jako sygnalista masz uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, pod warunkiem, że uzyskanie informacji lub dostęp do informacji nie stanowią czynu zabronionego.
21. Uwaga! Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca i działa w tzw. „złej wierze”. (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów). Za takie działania grozi grzywna, ograniczenie wolności lub kara pozbawienia wolności do 2 lat. WIW w Gdańsku ma obowiązek zawiadomić prokuraturę w przypadku celowo dokonanego zgłoszenia opartego o nieprawdziwe informacje.
22. Pamiętaj, że możesz złożyć zgłoszenie zewnętrzne do innych organów publicznych w zakresie ich kompetencji lub do bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich. Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich: Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich al. Solidarności 77 00-090 Warszawa; https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich
23. Zasady przetwarzania danych osobowych sygnalistów w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Gdańsku zostały określone w Klauzuli informacyjnej- formularz poniżej.
24. Jeżeli chcesz szczegółowo zapoznać się z Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Gdańsku kliknij tutaj.

Załączniki

• Formularz zgłoszenia naruszenia prawa
• Zgłoszenie działań odwetowych
• Klauzula informacyjna RODO

Obowiązuje od dnia 25.12.2024 roku